スプレッドシート関数とGoogle App Scriptの違いとは？業務効率化に効くメリット・デメリットを解説

Googleスプレッドシートを使った業務効率化に取り組んでいると、必ずこんな声が聞こえてきます。

関数でできるんだから、わざわざコードを書く必要ある？

たしかに、VLOOKUPやQUERY、IF、ARRAYFORMULAなど、スプレッドシートには高機能な関数が揃っていて、
少し工夫すれば驚くほど複雑な処理までこなせてしまいます。

でも、実際に業務改善に取り組む中で私は気づきました。
「できる」と「使い続けられる」は別問題だということに。

私自身、最初はGoogleフォームの通知をSlackに飛ばす処理からGASに触れ始めましたが、いまでは「処理が見えない・壊れやすい・引き継げない」関数の限界を感じて、多くの業務処理をGoogle Apps Scriptに置き換えるようになりました。

この記事では、そんな実体験をベースに、

• スプレッドシート関数とGoogle Apps Scriptの違い
• それぞれのメリット・デメリット
• どんな場面でどちらを使うべきか

を、表と具体例を交えてわかりやすく整理していきます。

スプレッドシート関数とGoogle Apps Scriptの基本的な違い

まずは、スプレッドシート関数とGoogle Apps Script（以下GAS）の性質そのものの違いから整理してみましょう。
この理解があるだけでも、「なぜGASにするべきか？」の判断がグッと明確になります。

🧩 関数：セル単位で“リアルタイム処理”

• スプレッドシート関数は、セルに直接入力して使う“見えるロジック”です。
• データが変更されると、即座に再計算されて最新の値を返してくれます。
• 誰でも使えて、簡単な集計や条件分岐にはとても便利です。

🧠 Apps Script：コードとして“処理を設計”

• GASは、JavaScriptベースでスプレッドシートを操作する仕組みです。
• どのタイミングで、どんな範囲に対して、どんな処理をするのかを明示的にコントロールできます。
• イベントトリガー（送信時、時間、ボタンクリック）と連動することも可能です。

function sendSlackNotification() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("回答");
  const value = sheet.getRange("B2").getValue();
  if (value > 100) {
    // Slack通知を送る処理
  }
}

👀 違いをざっくり比較すると…

つまり、関数は「今ここでパッと集計したい」という即時処理に強く、GASは「壊れない仕組みとして業務に組み込みたい」という長期運用に向いています。

関数とApps Scriptのメリット・デメリットを比較してみよう

ここでは、実際に業務でよく遭遇するシーンをベースに、関数とApps Script（GAS）のメリット・デメリットを一気に比較していきます。

🗂 メリット・デメリット早見表

🔍 補足：判断基準は「規模」と「寿命」

• 関数でOKな例：表示の加工、単純な集計、1人で使うダッシュボード
• GASにすべき例：通知処理、複数シートまたぎ、社内ツールとして継続利用するもの

この表をベースにしておけば、「今回は関数で」「これはGASで」といった判断がしやすくなるはずです。

次章では、「じゃあ具体的に、どんなときに関数を使うべき？」という視点で整理していきます！

関数が適しているケースとは？

関数には関数なりの良さがあります。
特に、「ちょっとした集計や条件分岐を今すぐやりたい」といった場面では、Apps Scriptよりも関数の方がスピーディでスマートです。

✅ 関数が向いているケース例

• 単純な合計や平均の計算（SUM, AVERAGE, COUNTIF など）
• 表示用の整形（TEXT, CONCATENATE）
• 条件による出し分け（IF, SWITCH）
• 入力データの簡易チェック
• 1シート完結で使い切るダッシュボード

👓 メリットが活きるポイント

• 処理結果がその場で確認できる
• 数式をそのまま見せて、誰でも編集可能
• ノーコードで済むので、誰でも作り始められる

⚠ 注意点

ただし、次のような状態になってきたら要注意：

• IFが3段以上ネストしている
• 数式が長くて右にスクロールしないと見えない
• どこかのセルを変更したら、なぜか他の値が壊れた

こういった状況が出てきたら、GASでの置き換えを検討すべきタイミングです。

Apps Scriptが効果を発揮する場面

関数では対応しきれない複雑な業務処理において、Google Apps Script（GAS）は非常に強力な選択肢になります。

特に、メンテナンス性・拡張性・再利用性が求められる場合、関数だけでは限界があることを実感します。

✅ GASが向いているケース例

• 複数シートや複数ファイルをまたぐ処理
• Googleフォームの自動返信やSlack通知などの外部連携
• ユーザー操作に応じて動作するボタン機能
• 大量データを一括で処理する業務ロジック
• 属人化しない社内ツール化・引き継ぎを見据えた運用

🔧 GASの強みが活きるポイント

• 構造が見える：どんな処理が、どこで、どう行われているかが明確
• 壊れにくい：行列追加に強く、セル依存を極力排除できる
• コメント・ログが残せる：エラーの特定や引き継ぎが楽
• トリガーが使える：時間指定、送信時、自動実行など自由自在
• 通知・API連携もお手のもの：Slack・LINE・外部サービスと連動可能

💡 具体的な事例

• Googleフォーム送信時にSlack通知を飛ばす（記事はこちら）
• スプレッドシートで利益率をシミュレーションして、結果だけをきれいに表示
• LINE公式アカウントへの通知連携、メール自動返信　などなど

一度仕組み化してしまえば、GASは“壊れない業務ツール”として長く使えます。
最初はハードルが高く感じても、慣れればむしろこちらの方が安心・安全なのです。

ハイブリッド運用のすすめ

「関数かGASか、どちらを使うべきか？」と悩む場面も多いですが、実際には両方をうまく組み合わせて使うのが現場では最適解です。

🔁 使い分けの例

🤝 関数とGASは“対立”ではなく“協力”関係

• 関数でできることは関数で簡単にやる
• 壊れやすい・見えにくい処理はGASに置き換える
• CursorなどのAIツールで開発ハードルを下げる

このバランス感覚を持つことで、「作って終わり」じゃなく「使い続けられる業務ツール」に進化していきます。

まとめ：今、必要なのは“ツールの違いを知ること”

Googleスプレッドシートはとても強力な業務改善ツールです。
関数でもGASでも、使いこなせば業務の時短・精度向上に大きく貢献できます。

でも、「とりあえず関数で組んでみた」がメンテナンス不能・壊れる・誰も直せないという事態を招くことも事実です。

私自身、「GASって難しそう」と思っていた時期がありました。
でも、GoogleフォームからSlack通知を送るようになったのをきっかけに、今では複雑な処理はすべてGASで構築するようになりました。

GASは最初の一歩さえ踏み出せば、関数とは違う見える仕組みを提供してくれます。
そして、CursorのようなAIツールを活用すれば、その一歩もどんどん軽くなる。

今、関数で限界を感じているなら──それはGASへのステップアップのサインです。
この比較をきっかけに、あなたに合った最適な使い方を見つけていただけたら嬉しいです。