社内SEの仕事

メール添付とファイル転送サービス

仕事柄、個人情報の取り扱いについてはかなり気を配っております。

一昔前と比べると一般の方でも自身の個人情報の取り扱いを気にされるようになりましたし、万が一情報が流出した時の信頼の失墜と売り上げの損失は計り知れません。

ハッカーはあの手この手で攻撃してきますので、迎え撃つ方もあの手この手の対策が必要となってきます。

複数の個人情報を保護するための取り組みを行っている中で、今回はデータファイルをPC間で送受信する際のベストな方法を考えてみましょう。

データファイルを送受信する方法

データファイルを送受信する方法は主に以下の3パターンです。

  • CD-R/DVD-R、USBなどの記憶媒体の郵送(手渡しを含む)
  • メールにファイル添付
  • ファイル転送サービスの利用

それぞれの方法にメリットとデメリットがありますので、それぞれについて考えていきましょう。

その前に・・・。

どの方法にしても約束事として共通している点があります。

それは必ずパスワードをかけることです

これは言わずもがな必須ですので、もし万が一日頃パスワードをかける習慣がない方は改めていただくようお願いいたします。

いやいや個人情報を含んでないファイルを送付するんだし・・・
個人情報はなくても会社の機密事項はありませんか?
その数字、第三者に見られても大丈夫ですか?

個人情報はなくても会社の機密事項がある可能性もあります。

日頃から送受信ファイルは常にパスワードをつける癖をつけておくと安心です。

記憶媒体の郵送

記憶媒体の郵送について考えてみましょう。

郵送の場合、一番心配なのは郵送事故です

個人情報を含むデータの場合、当然【配達記録】や【追跡】ができるようにして送ることになりますが、それでも郵送事故が起きる可能性は否定できません。

ましてや担当者の手渡しなど、個人が持ち運ぶ場合は更にリスクが上がります。

個人情報流出などの事案は「置き忘れた」などのヒューマンエラーも多いのです。

次にデメリットとして大きな点は時間がかかる点です。

他の2つの方法がほぼリアルタイムに送受信されるのに対し、郵送または手渡しはそれなりの時間がかかります。

この点は個人情報の観点からは関係ありませんが、デメリットの1つとして減点対象ではあるかと思います。

メールにファイル添付

次にメールにファイルを添付する方法について考えてみましょう。

大きなデメリットはデータファイルが拡散することです。

例えば、Aさんに資料を添付して送る時、CCやBCCで他の担当者の名前を入れたとします。この場合、物理的に他の担当者へもファイルが転送されます。

結果として、それぞれのPCにデータファイルが保存され情報漏洩のリスクが高まります。

2つ目のデメリットはファイルサイズの制限です。

メールサーバーやメーラーの制限などから送ることができるファイルのサイズはある程度決まっています。このため、制限以上のサイズのファイルを送信する場合手動でファイルを分割する必要性が出てきます。

手間もかかりますし、ミスが発生する元にもなります。

3つ目のデメリットは宛先間違いのリカバリーができない点です。

相手方が受け取ってから間違いに気づく場合はメールに限らずファイル転送サービスでも対処できませんが、意外と宛先ミスに気が付くのは送信した直後だったりします。

メールの場合、送信した直後に誤りに気が付いたところで『もう時すでに遅し・・・』。

ファイルは送られてしまっています。反面、ファイル転送サービスの場合、相手が開く前までならファイルの取り下げは可能です。

添付ファイルにはパスワードを設定しますが、そのパスワードをどのように相手方に知らせていますか?

もちろん、添付ファイルがあるメールの本文に記入はしていないと思いますが、別メールで「先ほどお送りした添付ファイルのパスワードは〇〇です。」とお知らせしているのではないでしょうか?

同一ファイル内に記入するよりはずっといいのですが、仮に悪意ある第三者がそのメールを盗聴しようとしたとすれば、もう一つのパスワードがあるメールの中身をみることも容易なことです。

より安心なのは前もって口頭などでお伝えする、もしくは事前に両者で取り決めたパスワードを使うなどの方法です

ファイル転送サービス

ここまでお伝えしてきて、おすすめのファイル送受信の手段は大体検討がついているかと思います。

尚、ファイル転送サービスとは・・・ということで、weblio辞書より下記の通り引用させていただきます。

ファイル転送サービスとは、大容量または大量のデータやファイルを送信・受信できるサービスのこと。データ送受信サービスとも言う。特に、メールに添付できないようなサイズのファイルを転送する場合には、FTPサーバやオンラインストレージの代替に利用されており、専用ソフトが不要なASPサービスが増えている。アップロードやダウンロード時に特別な操作がいらないWebブラウザベースが特長で、無料のもの(広告が入る)と、企業向けにセキュリティなどを強化した有料サービスがある。
また、専用ソフトウェアを使用するサービスもあり、例えばVPNのような、より高いセキュリティや高速転送を特長としている。

weblio辞書より

上記に記載されているように、ファイル転送サービスには無料のものと有料のものがあります。

有料の方がセキュリティが強化されていますので、企業として利用される場合は有料のサービスをおすすめします。

wikipediaの補足説明にも「企業コンプライアンスやセキュリティなどの問題から、無償サービスの利用を禁止する法人も多い」と記載されています。

無料版ではセキュリティに問題があるとまでは言えませんが、有料の方が何かあった場合の補償面でも安心であることは間違いありません。

おすすめのデータファイル送受信方法

結論は、「有料のファイル転送サービスを使いましょう」ということになります。

決してファイル転送サービスの回し者だということではなく、「しっかり個人情報保護の対策を立てています!」という証として上記の結論に至ります。

おすすめのファイル転送サービス

一押しのファイル転送サービスはNRIのクリプト便です。

セキュリティ面もしっかりしているし、大企業が利用しているという安心感もついてきます。

 

 

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