「Zoho FormsとCRMを連携していたのに、なぜか見込み客に反映されなくなった」──そんな経験はありませんか？
私自身もつい先日、実務でこのトラブルに直面しました。今回はその原因と対処法を共有します。
連携トラブルの状況
Zoho Formsから送信はできているのに、CRMの見込み客にはデータが反映されない。エラー表示もなく、最初は「きっと遅延しているのだろう」と思って放置してしまいました。
ところが待てど暮らせど登録されず、やっと「これはおかしい」と気づいたのです。
連携トラブルの原因は必須項目の追加
原因を探ってみると、CRM側の見込み客に新しい必須項目を追加したことが引き金でした。
Formsにはその入力欄がなかったため、空欄のまま送信 → 必須エラーで弾かれていたのです。
つまり「片方だけ変更したことで不一致が起きた」わけですね。
特に導入初期には項目が定まらず、項目の追加・タイプの変更・削除が発生しがちです。データ連携をしている場合、必ず両方の設定を見直す癖をつけましょう。
連携トラブルの解決方法
対応はシンプルです。
CRMに追加した必須項目をFormsにも追加するか、逆にCRM側で必須設定を外すか。
ポイントは、項目を変えたときは必ず両方をそろえることです。
今回の気づきと改善
今回の失敗から学んだのは、エラー通知の大切さでした。
私は「エラーメール通知」を設定していなかったため、最初に問題が起きたときに気づけませんでした。
そこで、この件をきっかけに通知をオンにし、チーム宛てに送るようにしました。
🔧エラーメール通知の設定（Zoho Forms）
- Zoho Forms で対象フォームを開く
- 上部メニューから ［設定］ をクリック
- 左側メニューの ［通知］→［エラーメール通知］ を選択
- 通知を受け取るメールアドレスを入力
- 担当者の個人メール or チーム共有メール
- 保存して完了
👉 これで、連携エラーが発生したときにメールで気づけるようになります。
メール通知は見逃しやすい、という方はメールをトリガーにSlack通知設定をしておくと安心ですよ。Slackでチームに共有されるようにしておけば、必ず誰かが気づけます。
まとめ
今回のケースは「必須項目の不一致」が原因でしたが、そのおかげで運用の盲点にも気づけました。
Zoho FormsとCRMを連携している方は、
- 必須項目を追加・編集したら両方を確認する
- エラーメール通知を設定しておく
この2点を習慣にしておくと安心です。
今回はZoho FormsとCRMの必須項目不一致でエラーが発生しましたが、この失敗のおかげで「エラーメール通知の設定」の大切さに気づけました。トラブルは避けたいものですが、時には運用を改善するきっかけになります。みなさんもぜひ必須項目の整合性とエラー通知の設定を忘れずに！
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