これまでに各社の非効率だった部分を解決した方法についていくつか例をあげます。
もしかすると御社に当てはまる課題もあるかもしれませんね。
【課題１】社員のスケジュールの把握や社内の情報共有がうまくいかない
グループウェアの導入を行うことで社員や施設／設備（社用車や会議室）のスケジュール管理、掲示板による情報共有、ワークフロー（稟議・決済などの手順のデータ化）が可能になります。
過去導入したグループウェアはGoogle（G Suite)とサイボウズです。
どちらも導入後慣れるまでは苦労した社員もいましたが、いずれも今ではかかせないツールとなっています。
尚、上記のグループウェアはランニングコスト（継続的にかかる費用）が発生しますが、いずれも1か月1人500円程度です。1か月コーヒー一杯程度の負担で無駄が削減できるわけですから決して高くはないと思います。
【課題２】拠点が複数あるがネットワークがつながっていないためデータの受け渡しが危険！
少し昔の話になりますがある会社では複数の拠点がネットワークがつながっていない状態だったためすべてのデータの受け渡しをメールやUSBメモリで行っていました。
かなりセキュリティ的にリスクの高い行為ですのでVPNを導入し各拠点間を接続しました。
このようなケースは対応可能な業者が限られますので、導入までの業者とのやり取り、使い方の社員教育などが私の担当した業務となります。
【課題３】顧客管理をEXCELファイルでしている
元は各顧客用のEXCELファイルを作成し、毎回コピーして使用している状態でした。
この場合、毎回顧客用のデータファイルを作成し保存する作業を行う上に、データが一元管理されていないため、一度にお客様の状況を確認することは困難でした。
このため、中規模のシステムをAccessで開発し、顧客の管理・修理履歴管理・請求書作成・案内ハガキ作成などの機能を実装しました。
自動車の場合、決まった間隔で車検がありますので、お客様へ必要な時期に的確にご案内を送ることができるようになりました。
また、修理の際には交換した部品や修理内容を請求書に記入する手間も削減することができました。
【課題４】お客様からアンケートを取りたい
これまでのアンケートは「①紙に記入してもらい、②集まった紙からPCに手入力、③そして集計」という流れが多かったのではないでしょうか？
現在は簡単にWebのアンケートフォームを作成することができ、集計もお客様が回答すると同時に終わってしまうという便利な時代になりました。
かなり使い勝手が良いのでこれまでいくつものアンケートフォームを作成しました。
【課題５】セミナーを開催する際の予約受付管理が大変
「セミナーの案内チラシを配布し、お電話にて予約を受け付ける。受け付けた情報はEXCELに記入。また残りの座席数を随時確認する。」
この一連の作業を予約システムを導入することで劇的に改善しました。
アズビーパートナーズでも同じ予約システムを活用しています。
このシステムの「ここがいい！」ポイントは以下の通りです。
- 受付可能人数をあらかじめ設定し、限界に達した場合は受付をストップする機能
- キャンセル待ちの設定により、満席により締め切られた場合も空きがでたら自動的に一斉に案内を送る機能
- 予約の〇日前に「予約忘れないでねメール」を一斉送信する機能
上記の機能は一部ですが、基本的に受付状況の確認に張り付いていなくてもよくなります。
設定箇所が多いため設定時はダブルチェック体制をとることをお勧めします。
【課題６】EXCELの分析が限界
分析の手段の定番はEXCELです。
ですが、EXCELの処理能力には限界があり、5万・10万のデータともなると動かなくなることもあります。
ですが、昨今は様々な分析ツール（BIツール）があり、大量のデータもスピーディに分析ができるようになりました。
私はこれらのBIツールのうち、QlikView/QlikSenseというツールをかなり使い込んでいます。
ただ、このツール自体がかなり高額なものとなっていますので即導入をおすすめものではありません。
条件付きではありますがQlikSenseDesktopという無料の姉妹品もございます。
使ってみたいと思われる方がいらっしゃればサポートいたします。
また、QlikView/ Senseをご利用の方で困っていることがございましたらご相談ください。
【課題７】手書きの返信ハガキの入力が大変
通販会社にいた時、お客様からのキャンペーンの応募はがきが毎日大量に届いていました。
入力を外注に回したりしていましたが、とにかく量が多く費用もかさむため、OCRを導入することにしました。手書きの入力もあり精度の部分で不安もありましたが、ある程度の認知力でかなり効率化することができました。
これにより、データ入力を社内で迅速に対応できるようになり経費削減にもつながりました。
その他の課題
Microsoft Accessというソフトウェアは非常に柔軟に簡易的なシステムを構築することができます。大量のデータが複数人同時アクセスなど、大規模なシステムを構築することには向きませんが、中小企業において、現在の手作業を効率化する目的であれば、十分な場合も多々あります。
このため、これまで多数のAccessのツールを作成してきました。
・一定の条件を満たす対象者に一斉にメールを送信するシステム
・様々な条件をもとに対象者に優先順位をつけるシステム
・CSVデータを元にEXCELのテンプレートへデータを出力するシステム
他にも諸々ありますが、これらの仕組みを組み合わせれば御社の課題の一部を解決できないでしょうか？
お気軽にご相談ください。
