ACCESSとEXCELの違い～ACCESSで作るシステム

ACCESSを使ってシステム化できます。

と言われても、「一体どんなことができるのか？」

ちょっとイメージが沸きませんか？

そもそも、EXCELとACCESSの違いが分からない・・・。

そういった方のためにACCESSとEXCELの違いから、ACCESSで具体的にどんなことができるのかご紹介します。

ACCESSとEXCELの違いは？

ACCESSはデータベース機能を持ったアプリ作成ツールです。

データベースとは、たくさんのデータを体系的に整理して格納しておけるものです。

データの入れモノと考えていただいて大丈夫です。

例えば、EXCELで「顧客情報と売上のデータがある」という形も立派なデータベースと呼べます。

EXCELとACCESSのデータベースの違い

では、EXCELとACCESSのデータベースって何が違うのでしょうか？

１つの例を取って説明します。

顧客名	住所	売上日	商品名	単価	数
田中	●●県○○市	2018/8/10	利尻昆布	1000	1
佐藤	●●県○○市	2018/8/25	キビ砂糖	800	2

EXCELで上記のようなデータがある場合、仮に商品の単価が変更になった場合は「単価が変更になった商品をすべて検索してすべての単価を書き直す」といった対応が必要になります。

同様に、顧客の住所が変わった場合も、その顧客のデータを検索しすべての住所を書き直すという作業が発生します。

上記のデータをACCESSで管理する場合は以下のように管理します。

顧客データ

顧客NO	顧客名	住所
1	田中	●●県○○市
２	佐藤	●●県○○市

商品データ

商品NO	商品名	単価
A	利尻昆布	1000
B	きび砂糖	800

売上データ

顧客NO	売上日	商品NO	数
1	2018/8/10	Ａ	1
2	2018/8/25	B	2

 

管理するデータが３つになって一見余計な手間のように思えるかもしれませんが、このような形にすることでデータの重複管理を防ぎ、整合性を保つことができます。

このような形をリレーショナルデータベースと呼びます。

EXCELとACCESSのインターフェイスの違い

次にEXCELとACCESSのインターフェイスの違いです。

ACCESSではユーザーが入力する画面を自由自在に作ることができます。

EXCELでもフィルターを使えたり、入力用のテキストボックスやコマンドボタンなどを配置することはできますが、使い勝手としてはさほど良くはありません。

ACCESSでは入力するための画面を自由に作れる上に、各入力項目に対して細かな動きをコントロールすることもできます。

インターフェイスについてはEXCELとACCESSの差は歴然です。

以下はACCESSで作成した予約カレンダーの画面です。

ACCESSのデメリット

ここまで完全に「EXCELよりもACCESSの方が良い」と言っているようですが、ACCESSにも弱い部分があります。

ACCESSにも帳票出力機能がありますが、使い勝手が良いとは言えません。

もちろん、ちょっとしたデザインであれば問題ありませんが、細かなフォーマットを作るのにはあまり向いていません。

帳票出力・分析・グラフなどはEXCELの方が優れています。（EXCELとは元々帳票ソフトですから・・・）

このため、Accessの良いところとExcelの良いところを組み合わせてシステムを開発することが多くなっています。

ACCESSとEXCELを両方使ってできること

基本的にほとんど何でもできるのですが、具体的にお伝えすると以下のようなものを開発します。

おそらく、業務上必要な作業はある程度ACCESSとEXCELで実現可能です。

今行っている作業をシステムに置き換えることで、入力ミスが減り、ボタン一つでEXCEL帳票が出力できるようになれば、かなり効率化が図れると思います。

なかなかイメージが沸かない方がいらっしゃいましたら、ご相談いただければアドバイスさせていただくことも可能です。