効率化の方法

社内ウィキペディアのススメ

ウィキペディア

ウィキペディアとは?

ウィキペディア(Wikipedia)とはインターネット上の百科事典です。一番大きな特徴は誰か、または特定の団体が発信しているのではなく、利用しているユーザ自身が記事を公開したり加筆したりできる点です。

今回はこの本家本元のウィキペディア(省略してwikiとも呼ばれます)のご紹介をしたい訳ではないので本家の説明は簡単に済ませます。

社内ウィキペディア(社内wiki)とは?

私がおすすめしたいのは社内ウィキペディアです。

社内の業務は多岐にわたり、また各作業に専門の担当者があたることが多く、その手順やコツ、ノウハウなどが担当者の頭の中にしかないことがあります。

定型の処理はマニュアルがありその通りに作業しているとしても、たまに定型外(イレギュラー)な対応をすることがあります。

例えば、通常は決まった社内のフォーマットで資料を提出するが、顧客Aと顧客Bは客先から提示されたレイアウトを使う。といった場合です。

また、担当者が作業していく中で編み出した効率的な方法は特に手順書として作成してはいない。といったこともあります。

効率だけであれば、非効率になっても成果物は出来上がるので大きなトラブルにはなりませんが担当者が急なお休みで代理の人が対応した際に「イレギュラーなケース」を知らなかったとしたら・・・客先にご迷惑をおかけし、お叱りを受ける可能性もあります。

こういった事態を避けるために、社内ウィキペディアをおススメします。

各人が受け持つ作業をすべてウィキペディアに公開しておけば、仮に退職することが決まった場合もスムーズに引き継ぎができます。

社内ウィキペディアの作り方

社内のウィキペディアなのでもちろん社外の人が見ることができる環境に公開することはありません。閉ざされた環境で運用します。

社内限定のポータルサイトがあればそこに公開する方法もありますし、ブログのような形式で投稿する方法もあります。また、グループウェアで公開することもできます。

私が勤めた2社で導入したグループウェアはGoogleのG Suite(旧GoogleApps)とサイボウズです。

個人的にはG Suiteの方が使いやすくて高機能だと感じていたのですが、2社目で勧めたところ予算の都合でサイボウズになりました。

G Suiteの詳細については改めてご紹介するとして、基本的にどちらのグループウェアでも社内ウィキペディアは作ることができます。(サイボウズはちょっとコツがいりますが・・・)

グループウェアの導入には費用がかかりますので、そこまではちょっと・・・という方はExcelでも何でもよいので、ノウハウや手順を誰もが分かる場所に記載していくようにされると良いかと思います。

社内ウィキペディアの課題

せっかく導入した社内ウィキペディアも中々軌道に乗らないことがあります。

必要性や意義を十分に理解いただいた方は、「もしも自分に何かがあったら・・・」という危機感もあり、たくさん記事を投稿してくれるのですが、肝心の頭の中にしか手順を持っていない人ほど記事を書いてくれません。

何かある度にしつこく「それ、wikiにあげといてくださいね」と声をかけるなど扇動する仲間が必要かもしれません。

ABOUT ME
アズビーパートナーズ
アズビーパートナーズ
プログラマーと社内SEとしての経験を活かして、 情報システム部門のご相談を承ります。 得意な分野はAccessによる短納期開発、 BIツール(QlikSense/QlikView)の開発です。 現在はCMSを利用したホームページの作成にも力を入れています。